Tämä työpaja on kurssin keskeinen käytännön sovellusvaihe. Tässä kappaleessa siirrytään teoriasta tekemiseen ja laaditaan ensimmäinen versio johtamismallista, joka soveltuu juuri sinun oppilaitoksesi kontekstiin, kokoon ja kulttuuriin. Työpajan lopputuotteena syntyy luonnos, jota jalostetaan kurssin myöhemmissä luvuissa.

Työpajan tavoite

Työpajan päämääränä on tuottaa konkreettinen, visuaalinen ja sanallinen kuvaus oppilaitoksesi tulevasta johtamismallista jaetun johtajuuden periaatteiden mukaisesti. Luonnos sisältää kolme pääelementtiä:

1. Johtamisrakenne, eli kuka johtaa, ketä ja millä mandaatilla.
2. Keskeiset toimielimet, eli säännölliset ryhmät, tiimit ja kokoonpanot, joissa johtamista tehdään.
3. Tehtävät ja päätöksentekovalta, eli mitä kussakin tiimissä ja työryhmässä käsitellään ja päätetään.

Työpajan eteneminen

Työpaja etenee neljässä vaiheessa. Varaa työskentelyyn yhtenäinen, häiriötön aika, mielellään 2–3 tuntia. Suosittelemme, että dokumentoit työsi sähköiseen pohjaan tai paperille, jotta luonnos säilyy ja siihen voidaan palata.

Vaihe 1: nykytilan kartoitus

Ennen uuden mallin hahmottelua on välttämätöntä ymmärtää, mistä lähdetään liikkeelle. Vastaa seuraaviin kysymyksiin:

• Miltä oppilaitoksesi nykyinen johtamisrakenne näyttää? Piirrä se yksinkertaiseksi kaavioksi.
• Missä päätöksenteko nykyisin tapahtuu, ja kuka osallistuu siihen?
• Mitkä ovat nykyisen mallin selkeät vahvuudet, joita kannattaa säilyttää?
• Missä koet pullonkauloja, päällekkäisyyttä tai epäselvyyttä vastuissa?

Nykytilan tunnistaminen luo realistisen lähtökohdan muutokselle ja estää sen, että uudistus jää irralliseksi.

Vaihe 2: johtamisrakenteen hahmottelu

Tässä vaiheessa piirrät uuden johtamisrakenteen pääpiirteet. Hyödynnä jaetun johtajuuden periaatteita, joita käsiteltiin kurssin ensimmäisessä luvussa, sekä Larus.fi:n organisaatiomuutoksen viitekehystä.

Pohdi seuraavia ulottuvuuksia:

• Strateginen taso, eli kuka vastaa oppilaitoksen kokonaissuunnasta, talouden raameista ja sidosryhmäsuhteista.
• Taktinen taso, eli kuka koordinoi pedagogiikkaa, opetussuunnitelmatyötä, henkilöstöä ja kehittämishankkeita.
• Operatiivinen taso, eli kuka johtaa arjen toimintaa, tiimejä ja päivittäistä työtä.

Jaetun johtajuuden mallissa nämä tasot eivät ole jyrkkiä hierarkioita, vaan vastuualueita, jotka voivat jakautua useammalle henkilölle tai tiimille. Mieti erityisesti, mitkä vastuut voidaan siirtää lähemmäs työn tekemistä.

Vaihe 3: toimielinten määrittely

Johtamismalli toimii käytännössä toimielinten kautta. Kukin tiimi ja työhyhmä on säännöllinen kokoonpano, jolla on selkeä tehtävä, kokoonpano ja mandaatti. Määrittele oppilaitoksesi kannalta keskeiset tiimit. Tyypillisiä jaetun johtajuuden toimielimiä ovat esimerkiksi:

• Strategiaryhmä tai johtotiimi, joka linjaa pitkän aikavälin suuntaa.
• Pedagoginen tiimi tai opetuksen kehittämistiimi, joka vastaa opetuksen laadusta ja kehittämisestä.
• Oppilaitoksen kehittämisryhmä, joka yhdistää operatiivisen tason tiimit ja varmistaa tiedonkulun.
• Henkilöstön tiimi tai työryhmät, jossa työstetään työyhteisön asioita osallistavasti.
• Opiskelijoiden ja sidosryhmien edustus, joka tuot ulkoisen näkökulman johtamiseen.

Kuvaa kustakin foorumista vähintään seuraavat tiedot:

Tieto	Kuvaus
Nimi	Mikä tiimi tai työryhmä
Tarkoitus	Miksi tiimi tai työryhmä on olemassa
Kokoonpano	Ketkä osallistuvat
Kokoontumistiheys	Kuinka usein tiimi tai työryhmä kokoontuu
Päätösvalta	Mistä asioista toimielin voi päättää itsenäisesti
Suhde muuhun rakenteeseen	Miten tieto liikkuu ja miten päätökset linkittyvät

Vaihe 4: mallin visualisointi ja sanallistaminen

Kokoa edellisten vaiheiden tulokset yhdeksi dokumentiksi, joka sisältää:

• Visuaalisen kaavion johtamisrakenteesta ja tiimien ja työryhmien suhteista.
• Lyhyen sanallisen kuvauksen kustakin osatekijästä, esimerkiksi 3–5 lausetta kustakin.
• Perustelun sille, miten malli toteuttaa jaetun johtajuuden periaatteita.

Visualisointi on tärkeää, koska se tekee mallista jaettavan ja keskusteltavan. Kun malli näkyy paperilla tai ruudulla, siitä voidaan käydä rakentavaa keskustelua henkilöstön ja sidosryhmien kanssa.

Kouluttajan ohjeet työpajan aikana

Kouluttaja tukee työskentelyä seuraavilla tavoilla:

• Käy työpajan alussa läpi mallipohjan ja esimerkkimallin.
• Tarjoaa välipalautetta jokaisen vaiheen jälkeen.
• Haastaa osallistujia kysymyksillä, esimerkiksi: ”Onko tämä foorumi todella tarpeellinen?”, ”Kuka tekee päätöksen, jos foorumi ei pääse yksimielisyyteen?”, ”Miten varmistat, että vastuu ja valta kulkevat yhdessä?”
• Kannustaa keskeneräisyyteen, sillä luonnoksen tarkoitus ei ole olla valmis vaan käyttökelpoinen lähtökohta jatkotyölle.

Työpajan lopputuotos

Työpajan päätteeksi sinulla on käsissäsi oman oppilaitoksesi johtamismallin ensimmäinen luonnos. Luonnos sisältää:

• Kaavion johtamisrakenteesta.
• Listan ja kuvauksen keskeisistä toimielimistä.
• Alustavan kuvauksen päätöksentekovallasta ja vastuiden jakautumisesta.

Tämä luonnos toimii pohjana kurssin seuraaville luvuille, joissa syvennytään vastuualueiden ja päätöksenteon hajauttamiseen, kulttuurinmuutokseen sekä mallin jalkauttamiseen. Älä siis tavoittele täydellisyyttä, vaan riittävän hyvää ensimmäistä versiota, jota voit kehittää eteenpäin saatuasi lisää näkökulmia ja työkaluja.

Reflektiokysymykset työpajan jälkeen

Kun olet saanut luonnoksen valmiiksi, pysähdy hetkeksi pohtimaan:

• Mikä mallissasi tuntuu vahvimmalta ja miksi?
• Mikä osa mallista herättää eniten epävarmuutta tai kysymyksiä?
• Ketkä oppilaitoksessasi tulisi ottaa mukaan keskusteluun ennen mallin viemistä eteenpäin?
• Miten varmistat, että malli ei jää paperille vaan elää arjessa?

Kirjaa pohdintasi muistiin. Palaat näihin kysymyksiin kurssin loppupuolella, kun työstät mallin jalkauttamissuunnitelmaa.