5.3 Jalkautussuunnitelman laatiminen

Tässä kappaleessa siirrymme teoriasta käytäntöön. Olet kurssin aikana rakentanut oppilaitoksellesi jaetun johtajuuden mallin mukaisen johtamisjärjestelmän, määritellyt vastuualueet sekä hahmotellut kulttuurinmuutoksen tarpeita. Kootaan nämä elementit konkreettiseksi jalkautussuunnitelmaksi, joka ohjaa muutoksen toteutusta käytännössä.

Jalkautussuunnitelma on muutoksen työkalu, joka tekee abstraktista mallista todellisuutta. Tämän osuuden tavoitteena on, että saat kurssilta mukaasi konkreettinen, aikataulutetun ja vastuutetun suunnitelman, jonka voit ottaa käyttöön välittömästi.

Jalkautussuunnitelman keskeiset osat

Toimiva jalkautussuunnitelma koostuu viidestä toisiinsa kytkeytyvästä osa-alueesta.

1. Vaiheistus

Muutos kannattaa pilkkoa hallittaviin vaiheisiin, sillä kerralla tehty suuri muutos kuormittaa organisaatiota ja heikentää sitoutumista. Suosittelemme Larus.fi:n organisaatiomuutosmallia mukaillen seuraavaa kolmivaiheista etenemistä:

• Valmisteluvaihe, jossa luodaan ymmärrys, viestitään muutoksen tarpeesta ja varmistetaan johdon sitoutuminen.
• Käyttöönottovaihe, jossa uudet rakenteet, roolit ja toimintatavat otetaan käyttöön asteittain.
• Vakiinnuttamisvaihe, jossa uudet käytännöt juurrutetaan osaksi arkea, ja niiden toimivuutta arvioidaan systemaattisesti.

Kirjaa suunnitelmaasi jokaisen vaiheen tavoitteet, keskeiset toimenpiteet ja onnistumisen mittarit.

2. Vastuuhenkilöt

Jaetun johtajuuden mallissa vastuu jakautuu laajasti, mutta jalkautuksessa tarvitaan silti selkeät vastuuhenkilöt. Määrittele suunnitelmaasi:

• Muutosomistaja, tyypillisesti rehtori tai vastaava, joka kantaa kokonaisvastuun.
• Muutosagentit, eli henkilöt eri tiimeistä ja vastuualueilta, jotka edistävät muutosta omissa yhteisöissään.
• Tukifunktiot, kuten viestintä, HR ja mahdollinen ulkopuolinen sparraaja.

Jokaisella vastuuhenkilöllä tulee olla kirjattu rooli, mandaatti ja ajankäyttövaraus tehtävän hoitamiseen.

3. Viestintätoimet

Viestintä on jalkauttamisen kriittisin onnistumistekijä. Suunnittele viestintä monikanavaiseksi ja toistuvaksi, sillä yksi tiedote ei riitä muuttamaan toimintatapoja. Hyvä viestintäsuunnitelma sisältää:

• Kohderyhmäkohtaiset viestit, esimerkiksi opettajille, tukihenkilöstölle, opiskelijoille ja sidosryhmille.
• Viestintäkanavat, kuten kokoukset, intranet, sähköposti, työpajat ja epämuodolliset kohtaamiset.
• Viestinnän rytmi, eli milloin viestitään, kuka viestii ja mitä viestitään missäkin vaiheessa.
• Palautekanavat, joiden kautta henkilöstö voi esittää kysymyksiä ja kehitysehdotuksia.

Muista, että viestintä jaetun johtajuuden mallissa on aina kaksisuuntaista, ja kuunteleminen on yhtä tärkeää kuin tiedottaminen.

4. Koulutustarpeet

Uusi johtamismalli edellyttää uutta osaamista. Kartoita suunnitelmaasi, millaista koulutusta eri rooleissa toimivat tarvitsevat. Tyypillisiä koulutusteemoja jaetun johtajuuden mallissa ovat:

• Tiimien johtaminen ja itseohjautuvuus
• Päätöksentekoprosessit ja konsensushakuiset menetelmät
• Vuorovaikutus, palautteen antaminen ja vastaanottaminen
• Konfliktien käsittely ja ratkaiseminen
• Fasilitointitaidot kokouksiin ja työpajoihin

Kirjaa suunnitelmaasi koulutusten sisällöt, kohderyhmät, toteutustavat ja ajankohdat. Huomioi myös perehdytys uusille työntekijöille, jotta jaetun johtajuuden malli säilyy henkilövaihdoksissa.

5. Aikataulu

Aikataulu konkretisoi suunnitelman. Hyvä aikataulu on realistinen, mutta riittävän kunnianhimoinen ylläpitääkseen muutoksen vauhtia. Suositeltava aikajänne oppilaitoksen johtamismallin jalkautukselle on 12–24 kuukautta, jaettuna selkeisiin välietappeihin.

Kirjaa aikatauluusi:

• Kunkin vaiheen alku- ja päättymisajankohta
• Keskeiset välitavoitteet ja niiden tarkistuspisteet
• Säännölliset arviointikohdat, esimerkiksi jaksoittain tai lukukausittain
• Lukuvuoden rytmin huomioiminen, sillä oppilaitosympäristössä muutostyö kannattaa ajoittaa kuormitushuippujen ulkopuolelle

Ohjattu työskentely

Käytä seuraava työskentelyaika oman jalkautussuunnitelmasi laatimiseen. Hyödynnä kurssin materiaalipankista löytyvää jalkautussuunnitelmapohjaa ja täytä siihen kaikki viisi osa-aluetta omaan oppilaitokseesi sovellettuna.

Etene seuraavassa järjestyksessä:

1. Hahmottele ensin kokonaisaikajana valmistelusta vakiinnuttamiseen.
2. Sijoita aikajanalle keskeiset vaiheet ja välitavoitteet.
3. Nimeä vastuuhenkilöt kullekin vaiheelle ja toimenpiteelle.
4. Suunnittele viestintätoimenpiteet vaiheittain.
5. Tunnista koulutustarpeet ja sijoita koulutukset aikajanalle.
6. Käy suunnitelma läpi vielä kerran kokonaisuutena ja arvioi sen realistisuus.

Haasteet, jotka on hyvä tiedostaa

Kokemus jaetun johtajuuden jalkauttamisesta osoittaa, että seuraavat virheet toistuvat usein. Tarkista, ettei suunnitelmassasi ole näitä riskejä:

• Liian nopea aikataulu, joka ei jätä tilaa oppimiselle ja sopeutumiselle.
• Epäselvät vastuut, jolloin kukaan ei lopulta omista muutosta.
• Yksisuuntainen viestintä, joka aiheuttaa muutosvastarintaa.
• Koulutuksen puute, jolloin henkilöstöllä ei ole valmiuksia toimia uudessa mallissa.
• Seurannan unohtaminen, jolloin muutos hiipuu hiljaisesti.

Suunnitelman valmistuminen

Kun olet täyttänyt kaikki viisi osa-aluetta, sinulla on käsissäsi konkreettinen jalkautussuunnitelma. Tämä suunnitelma yhdessä aiemmin laatimasi johtamisjärjestelmämallin kanssa muodostaa kurssin lopputuotoksen, jonka voit viedä omaan oppilaitokseesi käyttöönotettavaksi.

Seuraavassa kappaleessa kokoamme yhteen kurssin keskeiset opit ja varmistamme, että sinulla on valmiudet siirtyä suunnitelmasta toimintaan.