3.2 Päätöksenteon mallit ja päätösvallan jakaminen

Jaetun johtajuuden ydin on siinä, että päätöksenteko ei keskity yhdelle henkilölle vaan jakautuu organisaatiossa tarkoituksenmukaisesti. Toimiva päätöksenteko edellyttää kuitenkin selkeyttä siitä, kuka päättää, mistä päättää ja millä mallilla päätös tehdään. Tässä kappaleessa perehdytään keskeisiin päätöksentekomalleihin ja periaatteisiin, joiden avulla päätösvalta voidaan jakaa oppilaitoksessa tehokkaasti.

Miksi päätöksentekomalli on tärkeä

Oppilaitoksissa tehdään päivittäin satoja päätöksiä, jotka vaihtelevat strategisista linjauksista yksittäisten opetusjärjestelyiden valintoihin. Kun päätöksentekomalli on epäselvä, syntyy tyypillisesti seuraavia ongelmia:

• Päätökset viivästyvät, koska ei tiedetä, kenellä on valtuudet.
• Samaa asiaa käsitellään useassa eri foorumissa ilman lopputulosta.
• Henkilöstö kokee, ettei tule kuulluksi, vaikka päätöksiä tehtäisiinkin.
• Johtajat ylikuormittuvat, koska kaikki päätökset päätyvät heidän pöydälleen.

Jaetussa johtajuudessa päätöksentekomalli valitaan tietoisesti aina päätöksen luonteen, kiireellisyyden ja vaikutuksen perusteella. Tämä on yksi keskeisimmistä taidoista, joka oppilaitoksen johtoryhmän on yhdessä opittava.

Keskeiset päätöksentekomallit

1. Yksilöllinen päätös (autonominen päätös)

Päätöksen tekee yksi henkilö oman vastuualueensa puitteissa ilman erillistä kuulemista. Malli soveltuu tilanteisiin, joissa:

• Asia kuuluu selkeästi henkilön omaan vastuualueeseen.
• Päätös on operatiivinen ja sen vaikutus rajautuu suppealle alueelle.
• Nopeus on olennaista.

Esimerkki: tiimivastaava päättää oman tiimin viikkopalaverin agendasta.

2. Konsultoiva päätös

Päätöksentekijä kerää ennen päätöstä näkemyksiä ja tietoa keskeisiltä asiantuntijoilta tai sidosryhmiltä, mutta tekee lopullisen päätöksen itse. Konsultoiva malli on jaetun johtajuuden arjessa ehkä yleisin ja tehokkain päätöksentekotapa.

Malli soveltuu, kun:

• Päätös vaatii substanssiosaamista, jota päättäjällä ei yksin ole.
• Päätöksellä on vaikutuksia useaan henkilöön tai tiimiin.
• Halutaan sitouttaa keskeiset toimijat ennen päätöstä, mutta päätösvastuu on selkeästi nimetty.

Esimerkki: opetuksesta vastaava johtaja konsultoi opettajatiimejä lukuvuoden työjärjestyksen periaatteista ja tekee päätöksen kerätyn tiedon perusteella.

3. Konsensuspäätös

Päätös tehdään yhdessä siten, että kaikki osapuolet voivat hyväksyä lopputuloksen. Konsensus ei tarkoita yksimielisyyttä, vaan sitä, että jokainen voi elää päätöksen kanssa ja sitoutuu sen toteuttamiseen.

Malli soveltuu, kun:

• Päätös koskee koko yhteisön arvoja, kulttuuria tai pitkän aikavälin suuntaa.
• Sitoutuminen toteutukseen on kriittistä.
• Aikaa on riittävästi huolelliseen keskusteluun.

Esimerkki: oppilaitoksen johtortiimi määrittelee yhteisesti pedagogiset perusperiaatteet ja suunnitelman.

Konsensuspäätös on voimakas mutta hidas. Sitä kannattaa käyttää harkiten, sillä jokaisen päätöksen tekeminen konsensusmallilla lamaannuttaa organisaation.

4. Demokraattinen päätös (enemmistöpäätös)

Päätös tehdään äänestämällä, ja enemmistön kanta voittaa. Malli soveltuu tilanteisiin, joissa vaihtoehdot ovat selkeitä ja kaikkien näkemys on yhtä painava.

Käytä harkiten oppilaitoskontekstissa, sillä äänestys jättää aina häviävän osapuolen. Toimii esimerkiksi käytännön valinnoissa, kuten vuosisuunnittelun yhteydessä työ- ja loma-ajoista sovittaessa.

5. Delegoitu päätös

Päätöksentekijä antaa päätösvallan toiselle henkilölle tai ryhmälle, joka tekee päätöksen itsenäisesti määriteltyjen reunaehtojen puitteissa. Delegointi ei tarkoita vastuun siirtoa, vaan päätösvallan tietoista jakamista ja hajauttamista.

Malli soveltuu, kun:

• Päätöksenteko halutaan lähelle sitä, missä asiantuntemus ja arjen tieto sijaitsevat.
• Halutaan kehittää organisaation kyvykkyyttä ja autonomiaa.
• Päätöksen reunaehdot (budjetti, aikataulu, periaatteet) voidaan määritellä selkeästi etukäteen.

Esimerkki: rehtori delegoi opetussuunnitelmatyöryhmälle päätösvallan valinnaisten aineiden opintojen rakenteesta annettujen raamien sisällä.

Päätöstason määrittelyn periaatteet

Jaetussa johtajuudessa päätös tehdään mahdollisimman lähellä sitä tasoa, jolla asia konkreettisesti vaikuttaa ja jolla asiaan liittyvä paras tieto sijaitsee. Päätöstason valintaa ohjaavat seuraavat kysymykset:

1. Vaikutuspiiri: Ketä päätös koskee, yksittäistä henkilöä, tiimiä, yksikköä vai koko oppilaitosta?
2. Asiantuntemus: Kenellä on paras tieto ja osaaminen päätöksen tueksi?
3. Kiireellisyys: Kuinka nopeasti päätös on tehtävä?
4. Strateginen merkitys: Vaikuttaako päätös pitkällä aikavälillä organisaation suuntaan tai resursseihin?
5. Vaikuttavuus: Keihin ja kenen työhön päätös vaikuttaa
6. Peruutettavuus: Onko päätös helposti peruttavissa vai onko se sitova ja pysyvä?

Mitä laajempi vaikutuspiiri, mitä strategisempi merkitys ja mitä vaikeammin peruutettavissa päätös on, sitä korkeammalla tasolla ja sitä osallistavammalla mallilla se yleensä kannattaa tehdä. Päinvastoin operatiiviset, nopeat ja helposti peruutettavissa olevat päätökset tulee delegoida lähelle arkea.

Päätösvallan jakamisen periaatteet jaetussa johtajuudessa

Päätösvallan tehokas jakaminen edellyttää, että organisaatiossa noudatetaan johdonmukaisesti seuraavia periaatteita:

• Selkeä omistajuus: Jokaisella päätöksellä on nimetty omistaja, joka vastaa siitä, että päätös syntyy ja viestitään.
• Avoimet reunaehdot: Delegoidun päätöksen reunaehdot, mukaan lukien budjetti, aikataulu ja periaatteet, on määriteltävä etukäteen.
• Päätöksentekomalli ilmaistaan etukäteen: Ennen keskustelun avaamista kerrotaan, millä mallilla päätös tehdään. Tämä estää väärinkäsitykset siitä, onko kyseessä kuuleminen vai yhteinen päätös.
• Päätökset dokumentoidaan: Mitä päätettiin, kuka päätti, milloin ja millä perusteella. Tämä on edellytys läpinäkyvyydelle ja oppimiselle.
• Päätöksiin palataan: Tehtyjä päätöksiä arvioidaan jälkikäteen, ja malleja kehitetään kokemusten perusteella.

Itseopiskelutehtävä: Päätöksentekomallin valinta

Ota tarkasteluun viisi viimeisintä merkittävää päätöstä omasta oppilaitoksestasi. Vastaa jokaisen kohdalla seuraaviin kysymyksiin:

1. Mitä päätöksentekomallia käytettiin (autonominen, konsultoiva, konsensus, demokraattinen, delegoitu)?
2. Oliko valittu malli optimaalinen päätöksen luonteen kannalta?
3. Mitä mallia olisi ollut järkevää käyttää, ja miksi?
4. Kuka olisi ollut oikea päätöksen omistaja?
5. Miten päätöksen vaikuttavuus ja sitoutuminen olisivat muuttuneet eri mallilla?

Kokoa havainnot taulukoksi, jota hyödynnät kurssin loppuvaiheessa, kun rakennat omaan oppilaitokseesi soveltuvaa johtamisjärjestelmämallia.

Oma pohdinta

Pohdi seuraavia kysymyksiä ja kirjaa ajatuksesi muistiin:

• Missä päätöksissä itse toimit liian autonomisesti, vaikka konsultoiva tai delegoitu malli palvelisi paremmin?
• Missä asioissa oppilaitoksessasi käytetään konsensusta, vaikka delegointi olisi tehokkaampaa?
• Millaisia rakenteita oppilaitokseesi tarvittaisiin, jotta päätöksentekomalli olisi aina selkeästi ilmaistu ennen päätöksentekoa?

Näiden kysymysten kautta hahmottuu se, miten päätöksenteon hajauttaminen voi käytännössä toteutua sinun organisaatiossasi ilman, että se johtaa epäselvyyksiin tai päällekkäiseen työhön.