5.1 Viestintä jaetun johtajuuden mallissa

2. Säännöllisyys

Säännöllinen viestintä luo rytmiä, ennakoitavuutta ja turvallisuutta. Kun henkilöstö tietää, milloin ja missä kanavissa tieto liikkuu, syntyy luottamus organisaation toimivuuteen. Säännöllisyys ehkäisee myös huhuja ja epävarmuutta, jotka usein syntyvät tiedon katkoksista.

Säännöllisyyttä voi toteuttaa esimerkiksi seuraavasti:

• Viikoittainen tai kahden viikon välein lähetettävä johtamiskatsaus, jossa kerrotaan keskeisistä päätöksistä ja valmisteilla olevista asioista.
• Kuukausittaiset tiimi- ja vastuualuetapaamiset, joissa varmistetaan tiedonkulku eri suuntiin.
• Lukukauden alussa ja lopussa pidettävät yhteiset koko henkilöstön tilaisuudet.
• Selkeät vuosikellot, joista käy ilmi keskeisten viestintähetkien ajankohdat.

3. Monikanavaisuus

Eri ihmiset ottavat tietoa vastaan eri tavoin, ja eri viestit vaativat eri kanavia. Monikanavaisuus tarkoittaa sitä, että viestintää suunnitellaan tietoisesti useiden kanavien yhdistelmänä. Yksittäinen sähköposti tai intranet-julkaisu ei riitä varmistamaan, että viesti saavuttaa kaikki ja että se ymmärretään.

Tyypillisiä viestintäkanavia oppilaitoksessa:

• Kirjalliset kanavat: intranet, yhteiset asiakirja-alustat, sähköposti, tiimien viestintäalustat kuten Wilma, Teams tai Slack.
• Suulliset kanavat: kokoukset, työpajat, tiimipalaverit, kahvipöytäkeskustelut.
• Visuaaliset kanavat: infonäytöt, kaaviot vastuualueista, prosessikuvaukset.
• Vuorovaikutteiset kanavat: kyselyt, palautekanavat, avoimet keskustelutilaisuudet.

Olennaista on, että tärkeät viestit kulkevat useammassa kuin yhdessä kanavassa ja että kanavien roolit on selkeästi määritelty. Henkilöstön on tiedettävä, mistä mikäkin tieto löytyy.

4. Vuoropuhelu

Jaetussa johtajuudessa viestintä ei ole yksisuuntaista tiedottamista vaan aitoa vuoropuhelua. Kun päätösvaltaa on jaettu, myös äänen kuulluksi tulemisen mahdollisuuksia tulee olla useita. Vuoropuhelu tarkoittaa, että viestintä kulkee horisontaalisesti tiimien välillä, vertikaalisesti johdon ja henkilöstön välillä sekä verkostomaisesti vastuualueiden kesken.

Vuoropuhelun käytännön muotoja:

• Säännölliset keskustelutilaisuudet, joissa käsitellään ajankohtaisia kysymyksiä ilman ennalta lukkoon lyötyä agendaa.
• Palautteen aktiivinen kerääminen ja siihen reagoiminen näkyvästi.
• Päätöksenteon valmisteluvaiheen avaaminen kommenteille ennen lopullisia ratkaisuja.
• Vertaisoppimisen rakenteet, joissa eri vastuualueet jakavat oppejaan toisilleen.

Viestinnän rooli tiedonkulun ja yhteisten tavoitteiden varmistamisessa

Jaetussa johtajuudessa eri toimijat tekevät päätöksiä omilla vastuualueillaan. Jotta kokonaisuus pysyy koossa, viestinnän tehtävänä on varmistaa kaksi keskeistä asiaa:

1. Yhteisten tavoitteiden kirkkaus. Jokaisen toimijan on ymmärrettävä, mihin oppilaitoksen yhteisiin tavoitteisiin oma työ liittyy. Tavoitteet on toistettava ja kontekstualisoitava säännöllisesti, eivätkä ne saa jäädä vain strategiadokumentin sivuille. Hyvä käytäntö on aloittaa kokoukset ja viestit lyhyellä kytkennällä yhteisiin tavoitteisiin.

2. Päätösten näkyvyys. Kun yksi tiimi tai vastuuhenkilö tekee päätöksen, sen on oltava muiden tiedossa siltä osin kuin se vaikuttaa heidän työhönsä. Tämä edellyttää systemaattista päätösten dokumentointia ja jakelua. Hyvänä periaatteena voi pitää sitä, että jokainen päätös vastaa kolmeen kysymykseen: mitä päätettiin, miksi päätettiin ja keitä päätös koskee.

Viestinnän riskit ja niiden hallinta

Jaetun johtajuuden viestintään liittyy myös tyypillisiä riskejä, jotka on hyvä tunnistaa etukäteen:

• Tietotulva: Liiallinen viestintä voi johtaa siihen, että olennainen hukkuu epäolennaisen joukkoon. Ratkaisuna on viestinnän priorisointi ja selkeä jäsentely.
• Siilot: Vastuualueet voivat alkaa viestiä vain sisäisesti. Tätä torjutaan rakenteellisilla yhdyspinnoilla ja yhteisillä foorumeilla.
• Epäselvä omistajuus: Kun viestintä on kaikkien vastuulla, se voi olla kenenkään vastuulla. Jokaiselle keskeiselle viestintäprosessille tulee nimetä vastuuhenkilö.
• Hiljaiset äänet: Vuoropuhelussa äänekkäimmät dominoivat helposti. Aktiiviset menetelmät kuten kirjalliset kommenttikierrokset varmistavat, että kaikki näkemykset tulevat kuulluksi.

Pohdintatehtävä

Arvioi oman oppilaitoksesi nykytilaa seuraavien kysymysten avulla ja kirjaa havaintosi muistiin osana kurssin aikana rakentuvaa johtamisjärjestelmämalliasi:

1. Miten avoimuus toteutuu tällä hetkellä oppilaitoksessasi? Mistä tieto on helposti saatavilla, ja missä on katkoksia?
2. Mitkä ovat oppilaitoksesi säännölliset viestintärytmit? Tukevatko ne jaettua johtajuutta vai keskittyvätkö ne ylhäältä alaspäin tapahtuvaan tiedottamiseen?
3. Mitä viestintäkanavia käytätte, ja onko niiden roolit selkeästi määritelty?
4. Missä määrin viestintä on aitoa vuoropuhelua, ja missä se on yksisuuntaista? Mitä konkreettisia muutoksia voisit tehdä vuoropuhelun lisäämiseksi?
5. Kuinka päätöksistä viestitään tällä hetkellä, ja miten käytäntöä voisi kehittää tukemaan hajautettua päätöksentekoa?

Yhteenveto

Viestintä on jaetun johtajuuden mahdollistaja ja samalla sen vaativin osa-alue. Avoimuus, säännöllisyys, monikanavaisuus ja vuoropuhelu muodostavat perustan, jonka varaan toimiva jaettu johtajuus rakentuu. Kun viestintä toimii, hajautettu päätöksenteko ei johda sekavuuteen vaan synnyttää yhtenäisesti suunnatun, mutta monella tasolla toimivan oppilaitoksen. Seuraavissa kappaleissa syvennytään siihen, miten viestinnän periaatteet konkretisoituvat yhteistyörakenteissa ja jalkautussuunnitelmassa.