4.5 Reflektiotehtävä: Kulttuurinmuutoksen suunnitelma

Tämä kappale on itseopiskeluun ja omaan pohdintaan perustuva tehtäväosuus, jossa rakennat oman oppilaitoksesi kulttuurinmuutoksen suunnitelman. Suunnitelma kytkeytyy aiemmissa luvuissa laatimaasi johtamismalliin ja muodostaa konkreettisen työkalun jaetun johtajuuden jalkauttamiseen omassa toimintaympäristössäsi.

Tehtävän tavoite

Tehtävän tavoitteena on muuntaa luvun teoreettinen sisältö, luottamus, psykologinen turvallisuus ja muutosvastarinnan kohtaaminen, käytännön toimenpiteiksi omassa oppilaitoksessasi. Hyvin laadittu kulttuurinmuutossuunnitelma vastaa neljään peruskysymykseen: mihin pyrimme, miten sinne pääsemme, miten tunnistamme edistymisen ja milloin asiat tapahtuvat.

Onnistunut organisaatiomuutos edellyttää selkeää suuntaa, ihmisten aitoa osallistamista sekä jatkuvaa vuoropuhelua. Pidä nämä periaatteet mielessä suunnitelmaa laatiessasi.

Suunnitelman rakenne

Laadi suunnitelma seuraavan rakenteen mukaisesti. Voit hyödyntää erillistä työpohjaa tai kirjoittaa suunnitelmasi omaan dokumenttiin.

1. Nykytilan kuvaus

Aloita kuvaamalla oppilaitoksesi nykyinen johtamiskulttuuri rehellisesti ja analyyttisesti. Pohdi seuraavia kysymyksiä:

• Millainen päätöksenteon kulttuuri organisaatiossa vallitsee tällä hetkellä, hierarkkinen, osallistava vai jotain siltä väliltä?
• Miten luottamus näkyy tai ei näy henkilöstön ja johdon välillä?
• Kuinka turvalliseksi henkilöstö kokee virheiden myöntämisen ja eri mieltä olemisen?
• Mitkä ovat kulttuurin vahvuudet, joita tulee vaalia muutoksessa?
• Mitkä ovat ne kulttuuriset esteet, jotka vaikeuttavat jaetun johtajuuden toteutumista?

2. Tavoitetilan määrittely

Kirjaa selkeästi, millainen kulttuuri oppilaitoksessasi vallitsee, kun jaetun johtajuuden malli on jalkautunut. Muotoile tavoitteet konkreettisina ja havaittavina käyttäytymisinä, ei abstrakteina arvoina. Esimerkiksi tavoite ”kollegiaalisuus lisääntyy” voidaan muotoilla muotoon ”tiimit tekevät itsenäisiä pedagogisia päätöksiä viikoittaisissa kokouksissaan ilman, että ne viedään rehtorin hyväksyttäväksi”.

Määrittele 3 – 5 keskeistä kulttuurista tavoitetta, jotka tukevat juuri sinun johtamismalliasi.

3. Konkreettiset toimenpiteet

Jokaiselle tavoitteelle on suunniteltava konkreettiset toimenpiteet. Jaa toimenpiteet kolmeen kategoriaan:

Rakenteelliset toimenpiteet, esimerkiksi uudet kokouskäytännöt, päätöksentekoelimet, vastuumatriisit ja palautekanavat.

Vuorovaikutukselliset toimenpiteet, esimerkiksi yhteiset valmennukset, dialogiset työpajat, mentorointi ja säännölliset reflektiokeskustelut.

Symboliset toimenpiteet, esimerkiksi johdon näkyvä esimerkki, onnistumisten juhlistaminen, virhetilanteiden käsittelyn uudet käytännöt ja viestinnän sävyn muutos.

Muista, että kulttuuri muuttuu tekojen kautta, ei julistusten. Johdon toiminta arjessa on voimakkain kulttuurin muokkaaja.

4. Muutosvastarinnan ennakointi

Kirjaa suunnitelmaasi, millaista vastarintaa todennäköisesti kohtaat ja keneltä. Suunnittele etukäteen, miten kohtaat vastarinnan rakentavasti. Pohdi:

• Ketkä hyötyvät nykytilasta ja mitä he saattavat menettää muutoksessa?
• Miten kuuntelet ja osallistat skeptikoita?
• Miten erotat aidon huolen ja konstruktiivisen kritiikin passiivisesta vastarinnasta?

5. Mittarit ja seuranta

Määrittele, miten todennat kulttuurin todella muuttuvan. Käytä sekä määrällisiä että laadullisia mittareita.

Esimerkkejä mittareista:

• Henkilöstökyselyn psykologisen turvallisuuden indeksi
• Itsenäisesti tehtyjen tiimipäätösten määrä lukukaudessa
• Sairauspoissaolojen kehitys
• Aloitteiden ja kehitysehdotusten lukumäärä
• Vapaamuotoiset reflektiokeskustelut ja niiden havainnot

Päätä, kuinka usein mittareita seurataan ja kuka seurannasta vastaa.

6. Aikataulu ja vaiheistus

Laadi realistinen aikataulu kulttuurinmuutoksen etenemiselle. Suosittelemme vaiheistamaan muutoksen vähintään 12 – 24 kuukauden mittaiseksi prosessiksi. Jaa aikataulu esimerkiksi seuraaviin vaiheisiin:

• Käynnistysvaihe (0 – 3 kk), viestintä, osallistaminen, nykytilan jaettu ymmärrys
• Kokeiluvaihe (3 – 9 kk), ensimmäiset rakenteelliset muutokset, pilotit ja oppimisen kerääminen
• Vakiinnuttamisvaihe (9 – 18 kk), käytäntöjen laajentaminen, mittarien seuranta, säätötoimet
• Vahvistamisvaihe (18 kk eteenpäin), uuden kulttuurin juurruttaminen pysyväksi toimintatavaksi

Reflektiokysymykset

Kun olet laatinut suunnitelmasi, käy läpi seuraavat kysymykset ja kirjaa vastauksesi suunnitelman loppuun:

1. Miten varmistat, että suunnitelmasi ei jää paperille vaan toteutuu arjessa?
2. Mikä on oma roolisi kulttuurinmuutoksen veturina ja millaista tukea tarvitset itse onnistuaksesi?
3. Ketkä ovat tärkeimmät liittolaisesi muutoksessa ja miten sitoutat heidät?
4. Miten yhdistät kulttuurinmuutoksen aiemmin laatimaasi johtamismalliin niin, että rakenteet ja kulttuuri tukevat toisiaan?
5. Mikä on suurin riski suunnitelmasi onnistumiselle ja miten varaudut siihen?

Tehtävän palautus ja jatko

Tallenna laatimasi kulttuurinmuutoksen suunnitelma osaksi kurssin aikana rakentamaasi johtamisjärjestelmän kokonaisuutta. Suunnitelma muodostaa yhdessä aiemmin laatimasi organisaatiomallin ja vastuumäärittelyjen kanssa kokonaisuuden, jota täydennät seuraavassa luvussa viestinnän ja jalkauttamisen näkökulmasta.

Käytä tehtävän tekemiseen riittävästi aikaa, suosittelemme vähintään kahta tuntia keskittynyttä työskentelyä. Suunnitelman laatu syntyy syvällisestä pohdinnasta ja reflektoinnista.