3.4 Pohdintatehtävä: Vastuiden jakaminen omassa oppilaitoksessa

Tämä itseopiskeluosuus on kurssin keskeisin soveltava työvaihe. Tähän mennessä olet tutustunut jaetun johtajuuden periaatteisiin, hahmotellut omaan oppilaitokseesi sopivan organisaatiomallin sekä tarkastellut vastuiden ja päätöksenteon hajauttamisen periaatteita. Nyt on aika muuntaa nämä opit konkreettiseksi työkaluksi, vastuumatriisiksi, joka toimii omassa oppilaitoksessasi käytännön johtamisen välineenä.

Tehtävän tavoite

Tehtävän tavoitteena on, että rakennat oppilaitoksellesi selkeän ja toimivan vastuumatriisin, jossa määritellään keskeiset roolit, vastuualueet ja päätöksentekovaltuudet jaetun johtajuuden periaatteiden mukaisesti. Tehtävä syventää edellisen luvun johtamismallia ja siirtää sen periaatetasolta käytännön työkaluksi.

Tehtävän suoritettuasi sinulla on:

• Dokumentoitu vastuumatriisi omasta oppilaitoksestasi
• Selkeä kuva siitä, miten päätöksenteko jakautuu eri toimijoiden kesken
• Tunnistettuna mahdolliset päällekkäisyydet, katvealueet ja kehityskohteet
• Perusteltu näkemys siitä, mitkä päätökset edellyttävät yhteistä käsittelyä ja mitkä voidaan delegoida itsenäisesti tehtäväksi

Vaihe 1: keskeisten roolien tunnistaminen

Aloita listaamalla oppilaitoksesi keskeiset toimijat ja roolit. Älä rajoitu vain virallisiin nimikkeisiin, vaan huomioi myös tiimit, työryhmät ja jaetun johtajuuden mukaiset vastuuroolit, kuten pedagogiset koordinaattorit, tiimivastaavat, kehittämistiimit ja oppiainevastaavat.

Pohdi listaa rakentaessasi seuraavia kysymyksiä:

• Ketkä tekevät tällä hetkellä keskeisiä päätöksiä oppilaitoksessamme?
• Mitkä roolit ovat muodollisia, mitkä epämuodollisia?
• Onko meillä rooleja, joita jaetun johtajuuden mallissa tulisi vahvistaa tai luoda uusia?
• Onko rooleja, jotka voidaan yhdistää tai poistaa tarpeettomina?

Vaihe 2: vastuualueiden määrittely

Listaa seuraavaksi oppilaitoksesi keskeiset vastuualueet. Hyödynnä apuna esimerkiksi seuraavaa jaottelua:

• Strateginen johtaminen, vision ja tavoitteiden asettaminen, kehittämishankkeet
• Pedagoginen johtaminen, opetussuunnitelmatyö, opetuksen laatu, arviointikäytännöt
• Henkilöstöjohtaminen, rekrytointi, osaamisen kehittäminen, työhyvinvointi
• Talous ja resurssit, budjetointi, hankinnat, resurssien kohdentaminen
• Sidosryhmäyhteistyö, vanhemmat, kunta, työelämä, muut oppilaitokset
• Operatiivinen toiminta, lukujärjestykset, tilat, arjen sujuvuus
• Kulttuuri ja yhteisöllisyys, arvot, toimintatavat, hyvinvointi

Käy jokainen vastuualue läpi ja arvioi, miten sen vastuu jakautuu nykyisellään ja miten sen tulisi jakautua jaetun johtajuuden mallissa.

Vaihe 3: vastuumatriisin rakentaminen

Rakenna vastuumatriisi käyttäen RACI-menetelmää, joka on osoittautunut toimivaksi työkaluksi vastuiden ja päätöksenteon jäsentämiseen. RACI-mallissa jokaiselle vastuualueelle ja roolille määritellään yksi tai useampi seuraavista:

• R, Responsible, vastuussa tehtävän suorittamisesta käytännössä
• A, Accountable, lopullinen päätösvalta ja tilivelvollisuus, vain yksi rooli per vastuualue
• C, Consulted, konsultoitava asiantuntija ennen päätöstä
• I, Informed, tiedotettava päätöksestä jälkikäteen

Rakenna taulukko, jossa vasemmassa sarakkeessa ovat vastuualueet ja yläriviltä löytyvät roolit. Täytä taulukkoon kirjaimet R, A, C ja I sen mukaan, miten vastuut jakautuvat.

Esimerkki vastuumatriisin rivistä:

Vastuualue	Rehtori	Apulaisrehtori	Pedagoginen tiimi	Tiimivastaavat	Opettajat
Opetussuunnitelman kehittäminen	A	C	R	C	C
Rekrytointipäätökset	A	R	C	C	I
Tiimin sisäiset työnjaot	I	I	C	A	R

Vaihe 4: päätöksenteon tasojen määrittely

Pelkkä vastuumatriisi ei riitä, vaan sinun tulee myös määritellä, millä tasolla erilaiset päätökset tehdään. Jaetun johtajuuden malli toimii vain, jos päätöksentekovaltuudet on selkeästi rajattu ja kaikki ymmärtävät, milloin päätös voidaan tehdä itsenäisesti, milloin tiimissä ja milloin koko yhteisön kanssa.

Hahmottele päätöksenteon tasot esimerkiksi näin:

1. Itsenäisesti tehtävät päätökset, yksittäinen toimija päättää omalla vastuualueellaan
2. Tiimissä tehtävät päätökset, tiimi käsittelee ja päättää yhdessä
3. Johtotiimissä tai kehittämisryhmässä tehtävät päätökset, koskee useaa tiimiä tai strategisia linjauksia
4. Koko yhteisön päätökset, periaatteelliset ja arvoperustaiset linjaukset

Määrittele jokaiselle päätöksentekotasolle esimerkkejä siitä, millaisia päätöksiä kullakin tasolla tehdään omassa oppilaitoksessasi.

Vaihe 5: kriittinen tarkastelu ja arviointi

Kun matriisi ja päätöksenteon tasot on hahmoteltu, pysähdy arvioimaan kokonaisuutta seuraavien kysymysten kautta:

• Onko jokaiselle vastuualueelle määritelty selkeästi yksi A-rooli, eli lopullinen päätöksentekijä?
• Tunnistatko matriisista päällekkäisyyksiä tai katvealueita?
• Onko jollain roolilla liian paljon A-vastuita, jolloin jaettu johtajuus ei toteudu?
• Tukevatko määritellyt vastuut oppilaitoksesi strategisia tavoitteita?
• Onko matriisi realistinen suhteessa henkilöstön osaamiseen ja resursseihin?
• Mitkä vastuualueet vaativat erityistä tukea tai osaamisen kehittämistä, jotta jaettu johtajuus voi toteutua?

Vaihe 6: pohdinta ja johtopäätökset

Kirjoita lopuksi lyhyt, noin yhden sivun mittainen pohdinta seuraavista teemoista:

1. Mitkä olivat suurimmat oivallukseni vastuumatriisia rakentaessani?
2. Miten nykyinen vastuunjako eroaa tavoitellusta jaetun johtajuuden mallista?
3. Mitkä ovat suurimmat haasteet uuden vastuunjaon käyttöönotossa?
4. Mitä konkreettisia askelia otan seuraavaksi vastuiden uudelleenjärjestämiseksi?
5. Miten varmistan, että uusi vastuunjako viestitään selkeästi koko henkilöstölle?

Palautettava tuotos

Tehtävän tuotoksena palauta seuraavat dokumentit kurssialustalle:

• Täytetty vastuumatriisi taulukkomuodossa
• Kuvaus päätöksenteon tasoista ja niiden soveltamisesta omassa oppilaitoksessasi
• Kirjallinen pohdinta, noin 1-2 sivua

Vinkkejä työskentelyyn

Tämä tehtävä on luonteeltaan strateginen ja vaatii aikaa. Varaa työskentelyyn vähintään kaksi keskittynyttä työsessiota. Älä yritä tehdä matriisista valmista ja täydellistä ensimmäisellä kerralla, vaan käsittele sitä luonnoksena, jota voit myöhemmin työstää yhdessä henkilöstösi kanssa.

Muista myös, että vastuumatriisi on elävä dokumentti. Sen tarkoitus ei ole lukita organisaatiota paikalleen, vaan tarjota yhteinen ymmärrys vastuista ja päätöksenteosta. Matriisia tulee päivittää säännöllisesti toiminnan kehittyessä ja kokemusten karttuessa.

Tehtävän tulokset toimivat pohjana seuraavan luvun aiheille, joissa käsitellään kulttuurinmuutosta ja uuden mallin vahvistamista. Hyvin tehty vastuumatriisi on edellytys sille, että jaetun johtajuuden malli voi todella juurtua oppilaitoksen arkeen.