3.3 Selkeys ja rajat: Vastuumatriisin laatiminen

Jaettu johtajuus ei tarkoita vastuun hämärtymistä, vaan päinvastoin, vastuiden ja roolien entistä tarkempaa määrittelyä. Kun päätöksentekoa hajautetaan ja johtajuutta jaetaan useammalle toimijalle, kasvaa tarve tehdä näkyväksi, kuka tekee mitäkin, kenellä on valta päättää ja kuka tarvitsee tiedon. Ilman selkeitä rajoja jaettu johtajuus johtaa helposti päällekkäiseen työhön, vastuun pakoiluun tai jatkuviin kitkatilanteisiin. Vastuumatriisi on yksi tehokkaimmista työkaluista tämän selkeyden luomiseen oppilaitoskontekstissa.

Miksi vastuumatriisi on välttämätön jaetussa johtajuudessa

Perinteisessä hierarkkisessa organisaatiossa vastuu seuraa usein automaattisesti asemaa: rehtori päättää, apulaisrehtori valmistelee, opettajat toteuttavat. Kun siirrymme jaettuun johtajuuteen, tämä automaatio katoaa. Vastuut on määriteltävä tehtäväkohtaisesti, ei pelkästään tittelin perusteella.

Vastuumatriisi vastaa seuraaviin kysymyksiin jokaisen merkittävän tehtävän ja prosessin osalta:

• Kuka tekee varsinaisen työn?
• Kuka on viime kädessä vastuussa lopputuloksesta?
• Keitä on konsultoitava ennen päätöstä?
• Keille riittää, että heille tiedotetaan päätöksestä?

Kun nämä kysymykset on käsitelty läpinäkyvästi, vältetään tyypilliset ongelmat kuten ”luulin että sinä hoidat”, ”miksi minulta ei kysytty” ja ”tästä kuulin vasta jälkikäteen”.

RACI-malli vastuumatriisin perustana

RACI on yleisimmin käytetty vastuumatriisin malli, ja se sopii erinomaisesti oppilaitosjohtamiseen. Lyhenne muodostuu neljästä roolista:

R, Responsible, vastuullinen toteuttaja Henkilö tai henkilöt, jotka tekevät varsinaisen työn. Heitä voi olla useita saman tehtävän kohdalla. Esimerkiksi opetussuunnitelman päivityksessä vastuulliset toteuttajat voivat olla aineryhmien vetäjät.

A, Accountable, päätösvaltainen ja tilivelvollinen Henkilö, jolla on lopullinen vastuu tehtävän onnistumisesta ja joka tekee päätöksen. Jokaisella tehtävällä saa olla vain yksi A-rooli, muuten vastuu hämärtyy. Tämä on jaetun johtajuuden kannalta kriittinen periaate: vaikka johtajuutta jaetaan, jokaiselle päätökselle on osoitettava selkeä omistaja.

C, Consulted, konsultoitava Henkilöt, joiden asiantuntemusta tarvitaan ennen päätöstä. Konsultointi on kaksisuuntaista vuorovaikutusta, ei pelkkää tiedottamista. Esimerkiksi lukujärjestyksen rakenteellisessa muutoksessa konsultoitavia voivat olla opinto-ohjaajat ja oppilashuolto.

I, Informed, informoitava Henkilöt, joille tiedotetaan päätöksestä tai etenemisestä, mutta joiden ei tarvitse osallistua valmisteluun. Tiedottaminen on yksisuuntaista.

Vastuumatriisin laatimisen vaiheet

Vaihe 1: tunnista keskeiset tehtävät ja prosessit

Listaa oppilaitoksesi johtamistehtävät riittävän konkreettisella tasolla. Liian yleinen taso, kuten ”henkilöstöjohtaminen”, ei auta. Pilkko tehtävä osiin: rekrytointi, kehityskeskustelut, työvuorosuunnittelu, perehdytys, koulutussuunnitelmat ja niin edelleen.

Tyypillisiä oppilaitoksen johtamisen osa-alueita ovat:

• Pedagoginen johtaminen ja opetussuunnitelmatyö
• Henkilöstöjohtaminen ja osaamisen kehittäminen
• Talous, budjetointi ja resurssien kohdentaminen
• Oppilas- ja opiskeiljahuolto ja hyvinvointi
• Oppilaitoksen kehittäminen
• Yhteistyö huoltajien ja sidosryhmien kanssa
• Viestintä ja markkinointi
• Toimitilat ja turvallisuus
• Laadunhallinta ja arviointi

Vaihe 2: määrittele roolit ja toimijat

Listaa kaikki johtamiseen osallistuvat henkilöt tai roolit: rehtori, apulaisrehtori, tiimivastaavat, kehittämispäälliköt, aineryhmävastaavat, opettajakunta, oppilas- ja opiskelijahuoltoryhmä, hallinto, opetuksen järjestäjä.

Vaihe 3: käy tehtävät läpi yhdessä

Tämä on matriisin tärkein vaihe. Vastuita ei jaeta yksin vaan keskustellen niiden kanssa, joita vastuut koskevat. Yhteinen keskustelu paljastaa väistämättä erilaisia tulkintoja siitä, kuka mistäkin on tähän asti vastannut.

Kirjaa jokaiselle tehtävälle, kuka on R, kuka A, ketkä C ja ketkä I.

Vaihe 4: tarkista periaatteet

Käy matriisi läpi seuraavien kysymysten kanssa:

• Onko jokaisella tehtävällä täsmälleen yksi A?
• Onko jokaisella tehtävällä vähintään yksi R?
• Onko C-rooleja kohtuullinen määrä? Liian monta konsultoitavaa hidastaa päätöksentekoa.
• Onko I-listalla todella ne, joiden tarvitsee tietää? Liian laajat tiedotuslistat aiheuttavat informaatiotulvaa.

Vaihe 5: viesti ja vakiinnuta

Matriisi on hyödyllinen vasta, kun se on julkinen ja viestitty huolellisesti. Se on jalkautettava koko henkilöstölle ja palattava sen pariin säännöllisesti. Hyvä käytäntö on tarkastella matriisia lukukauden alussa ja päivittää sitä, kun rakenteet tai tehtävät muuttuvat.

Esimerkki: Opetussuunnitelman päivitysprosessi

Tehtävä	Rehtori	Apulaisrehtori	Aineryhmävastaava	Opettajakunta	Oppilashuolto
Päivityksen aikataulutus	A	R	C	I	I
Sisältöjen valmistelu	I	C	A, R	R	C
Päätös käyttöönotosta	A	C	C	I	I
Henkilöstön perehdytys	I	A	R	I	I
Vaikutusten arviointi	C	A	R	C	C

Tämä esimerkki havainnollistaa, miten sama henkilö voi olla eri rooleissa eri tehtävissä. Apulaisrehtori on toisaalla R, toisaalla A, toisaalla C. Jaettu johtajuus toteutuu juuri tällaisen tehtäväkohtaisen liikkuvuuden kautta.

Yleisimmät haasteet ja niiden välttäminen

Liian monta A-roolia. Jos useampi henkilö merkitään päätösvaltaisiksi, syntyy kiistoja siitä, kenen sana painaa. Pakota itsesi valitsemaan yksi.

A ilman valtaa. Henkilölle ei voi antaa vastuuta lopputuloksesta, jos hänellä ei ole valtaa tehdä tarvittavia päätöksiä. Tarkista, että A-roolin saaneella on todelliset valtuudet.

Konsultointi vain muodollisuutena. Jos C-rooliin merkityt huomaavat, että heidän näkemyksiään ei oikeasti huomioida, luottamus murenee nopeasti. Konsultointi velvoittaa kuuntelemaan.

Matriisi ei elä arjessa. Jos vastuumatriisi laaditaan kerran ja unohdetaan, se ei muuta toimintaa. Palauta se osaksi kokouskäytäntöjä ja päätöksentekoa.

Liiallinen yksityiskohtaisuus. Matriisi ei voi kattaa kaikkea. Keskity strategisesti merkittäviin tehtäviin ja prosesseihin, joissa epäselvyydet ovat aiheuttaneet ongelmia.

Pohdintatehtävä

Ennen seuraavaa kappaletta, työstä seuraavat kysymykset omaan oppilaitokseesi peilaten:

1. Mitkä ovat oppilaitoksesi viisi keskeisintä johtamistehtävää, joiden vastuunjako kaipaa selkeyttämistä?
2. Tunnistatko tehtäviä, joissa A-rooli on tällä hetkellä epäselvä tai jaettu useammalle henkilölle?
3. Onko oppilaitoksessasi rooleja, joissa henkilö kantaa vastuuta ilman riittävää päätösvaltaa, tai päinvastoin?
4. Ketkä ovat ne sidosryhmät tai toimijat, jotka tulisi systemaattisemmin sisällyttää konsultoitaviin (C) merkittävissä päätöksissä?

Laadi näiden pohdintojen pohjalta luonnos omasta vastuumatriisistasi vähintään kolmelle keskeiselle johtamistehtävälle. Tätä luonnosta hyödynnetään kurssin myöhemmissä vaiheissa, kun rakennat valmista johtamisjärjestelmämallia omaan oppilaitokseesi.