3.1 Roolien ja vastuiden määrittely

Jaetun johtajuuden mallin onnistuminen oppilaitoksessa edellyttää, että roolit ja vastuualueet määritellään huolellisesti ja yhdessä. Ilman selkeää roolitusta jaettu johtajuus johtaa helposti epätietoisuuteen, päällekkäiseen työhön tai pahimmillaan vastuun katoamiseen ”kaikkien yhteiseksi” tehtäväksi, jota ei lopulta tee kukaan. Tässä kappaleessa käsitellään, miten roolit rakennetaan yhteen toimivaksi kokonaisuudeksi ja miten vastuunjako dokumentoidaan niin, että se kantaa arjessa.

Miksi roolien selkeys on jaetun johtajuuden kulmakivi

Jaettu johtajuus ei tarkoita johtajuuden katoamista vaan sen uudelleenjakamista. Mallin perusajatus on, että johtajuus on toimintaa, ei pelkästään asema, ja siten useat henkilöt voivat kantaa johtamisvastuuta omilla osa-alueillaan. Tämä edellyttää kuitenkin, että jokainen tietää:

• Mitä minulta odotetaan? Mikä on oma vastuualueeni ja sen rajat.
• Mistä päätän itse? Millaisia päätöksiä voin tehdä ilman erillistä hyväksyntää.
• Kenen kanssa toimin yhteistyössä? Ketkä ovat tärkeimmät kollegat.
• Kenelle raportoin ja kuka tukee minua? Mistä saan tukea ja mikä tiimi tai työryhmä vaikuttaa työhöni.

Kun nämä kysymykset ovat kirkkaina jokaiselle, johtajuus alkaa todella jakaantua, sen sijaan että se vain näennäisesti hajautettaisiin.

Keskeiset roolit oppilaitoksen jaetun johtajuuden mallissa

Rehtori, Strategisen johtajuuden mahdollistaja

Jaetun johtajuuden mallissa rehtorin rooli muuttuu päätöksentekijästä strategiseksi johtajaksi ja mahdollistajaksi. Rehtorin keskeisiä vastuita ovat:

• Oppilaitoksen strategian, vision ja arvojen johtaminen
• Kokonaisvastuu toiminnasta, taloudesta ja lainsäädännön noudattamisesta
• Johtotiimin työskentelyn ja johtamisjärjestelmän kehittäminen
• Edustaminen ulospäin: opetuksen järjestäjä, sidosryhmät, kunta
• Kulttuurin ja jaetun johtajuuden mallin vahvistaminen

Rehtorin ei tule vetäytyä operatiivisesta toiminnasta vaan luoda rakenteet, joissa muut voivat kantaa johtamisvastuuta turvallisesti ja osaavasti.

Apulaisrehtorit, Toiminnallisten kokonaisuuksien johtajat

Apulaisrehtorit toimivat tyypillisesti laajempien toimintakokonaisuuksien vetäjinä, esimerkiksi pedagogiikan, henkilöstön kehittämisen, oppilas- ja opiskelijahuollon tai talouden ja resurssien osa-alueilla. Heidän vastuullaan on:

• Oman vastuualueen strateginen ja operatiivinen johtaminen
• Tiiminvetäjien tukeminen ja valmentaminen
• Päätöksenteko oman vastuualueensa rajoissa
• Yhteistyö rehtorin ja muiden apulaisrehtorien kanssa kokonaisuuden hyväksi

Apulaisrehtorien rooli on usein muutoksessa eniten uudelleenmäärittelyä vaativa, sillä heidän tehtävänsä siirtyy avustamisesta itsenäiseen johtamiseen.

Tiiminvetäjät, Lähijohtajuuden kantajat

Tiiminvetäjät, kuten aineryhmien vastaavat, vuositiimien vetäjät tai kehittämishankkeiden vastuuhenkilöt, toimivat lähimpänä opettajien arkea. Heidän vastuullaan on:

• Tiimin työn suunnittelu, koordinointi ja seuranta
• Pedagogisen keskustelun ja kehittämisen johtaminen tiimissä
• Tiedonkulku tiimin ja muun organisaation välillä
• Operatiivinen päätöksenteko tiimin toiminnan osalta

Tiiminvetäjän rooli on aito johtamisrooli, joka edellyttää myös tukea, koulutusta ja työaikaresurssin.

Opettajat, Asiantuntijajohtajuuden toteuttajat

Jaetussa johtajuudessa opettaja ei ole vain johdettava vaan oman työnsä asiantuntijajohtaja. Opettajan vastuulla on:

• Oman opetustyön pedagoginen johtaminen
• Aktiivinen osallistuminen tiimityöhön ja kehittämiseen
• Vastuun ottaminen sovituista yhteisistä asioista
• Asiantuntijuuden jakaminen kollegoille

Opettajille voidaan myös määritellä erillisiä vastuurooleja, esimerkiksi digivastaava, kansainvälisyysvastaava tai mentori, jolloin asiantuntijajohtajuus tulee näkyväksi ja resursoiduksi.

Roolien yhteensovittaminen

Selkeät roolit eivät yksin riitä, vaan niiden tulee muodostaa toimiva kokonaisuus. Yhteensovittamisessa tärkeintä on rajapintojen tunnistaminen ja niistä sopiminen. Tyypillisiä kriittisiä rajapintoja oppilaitoksessa ovat:

• Rehtorin ja apulaisrehtorien välinen työnjako, etenkin henkilöstöasioissa
• Apulaisrehtorin ja tiiminvetäjän välinen vastuunjako pedagogisessa kehittämisessä
• Tiiminvetäjän ja opettajan välinen suhde, erityisesti silloin, kun tiiminvetäjä ei ole esihenkilö
• Eri tiimien väliset rajapinnat, kun työ koskee useaa tiimiä yhtä aikaa

Hyvä käytäntö on käydä rajapinnat läpi yhdessä asianosaisten kanssa ja sopia konkreettisesti, kuka tekee mitä, kuka päättää mistä ja milloin asia viedään yhdessä eteenpäin.

Vastuunjaon dokumentointi

Vastuunjaon on oltava kirjattu näkyväksi. Suullinen sopimus unohtuu, ja muutostilanteissa epäselvyydet kärjistyvät. Dokumentointi palvelee sekä nykyisiä toimijoita että uusia työntekijöitä myöhemmin.

Suositeltavia työkaluja ja menetelmiä dokumentointiin

Roolikuvaukset. Jokaisesta johtamisroolista laaditaan tiivis kuvaus, joka sisältää tehtävän tarkoituksen, keskeiset vastuualueet, päätösvaltuudet, yhteistyösuhteet ja resursoinnin (esimerkiksi käytettävissä oleva työaika).

RACI-matriisi. Vastuunjakotaulukko, jossa keskeisistä prosesseista ja tehtäväkokonaisuuksista määritellään, kuka on vastuussa (Responsible), kuka tilivelvollinen (Accountable), keitä konsultoidaan (Consulted) ja keitä informoidaan (Informed). Tämä työkalu paljastaa nopeasti päällekkäisyydet ja katvealueet.

Päätöksentekokartta. Listaus tyypillisistä päätöksistä ja siitä, kenellä on niissä päätösvalta. Kartta vähentää tarvetta nostaa pieniäkin asioita rehtorin ratkaistavaksi.

Johtamisjärjestelmän kokonaiskuva. Visuaalinen esitys siitä, miten rehtori, apulaisrehtorit, tiiminvetäjät ja eri foorumit (johtoryhmä, pedagoginen ryhmä, tiimit) liittyvät toisiinsa.

Dokumentaation ylläpito

Dokumentit eivät ole valmiit kerralla. Niiden tulee elää organisaation mukana. Hyvä periaate on tarkastella roolikuvauksia ja vastuumatriiseja vähintään lukuvuosittain ja aina, kun organisaatiossa tapahtuu merkittäviä muutoksia. Tämä noudattaa myös laajempaa organisaatiomuutoksen periaatetta, jossa rakenteet ja toimintatavat eivät ole pysyviä vaan jatkuvasti kehittyviä.

Yleisimmät ongelmat ja niiden välttäminen

Ongelma	Miten välttää
Roolit jäävät yleiselle tasolle	Konkretisoi roolit esimerkkien ja päätösvaltuuksien kautta
Vastuu kasaantuu samoille henkilöille	Tarkastele kuormitusta säännöllisesti ja jaa vastuita uudelleen
Päätöksenteko jumiutuu rehtorille	Käytä päätöksentekokarttaa ja valmenna johtajia luottamaan jaettuun päätöksentekoon
Rajapinnat jäävät sopimatta	Käsittele rajapinnat erikseen, älä oleta että ne selviävät itsestään
Dokumentit unohtuvat kansioon	Pidä ne saatavilla ja palaa niihin säännöllisesti johtoryhmässä

Oma pohdinta

Pysähdy hetkeksi pohtimaan oman oppilaitoksesi tilannetta seuraavien kysymysten avulla:

1. Kuinka selkeästi nykyiset johtamisroolit on määritelty omassa oppilaitoksessasi? Mistä huomaat sen?
2. Mitkä rajapinnat aiheuttavat eniten epäselvyyksiä tai kitkaa arjessa?
3. Ketkä kantavat tällä hetkellä johtamisvastuuta, vaikka heitä ei ole virallisesti sellaiseen rooliin nimetty? Entä kenellä on rooli, mutta ei tosiasiallista vastuuta?
4. Millainen dokumentaatio teillä on vastuunjaosta, ja milloin se on viimeksi päivitetty?

Kirjaa havaintosi muistiin. Hyödynnät niitä kappaleen myöhemmissä tehtävissä, joissa rakennat oman oppilaitoksesi roolitusmallin ja vastuumatriisin.